Fujitsu ScanSnap S1500M

Ein Dokumentenscanner unterscheidet sich in seiner Funktionalität und dessen Einsatzgebiet erheblich gegenüber einem gewöhnlichen (Flachbrett-)Scanner. Während der Abtaster, der das Dokument oder Foto in gängigen Multifunktionsgeräten einliest, konzentriert sich ein reiner Dokumentenscanner auf die voll automatisierte Verarbeitung ganzer Textberge.

Der ScanSnap von Fujitsu bringt dazu Ultraschallsensoren mit, die dabei helfen, das nicht mehrere Papierseiten zur gleichen Zeit eingezogen werden. Auf der letztjährigen CeBit zählte dies im professionellen Büroumfeld als Weltneuheit. Pro Minute verarbeitet der Einzugsscanner zirka 20 bis 40 Seiten, dessen Vorder- und Rückseite digital projiziert werden. Der Duplex-Mode (maximale Breite A3; 150 bis 1200 dpi) erkennt, ob sich auf der Rückseite des Schriftstücks Text verbirgt, den der Benutzer eventuell übersehen hat. Zirka 50 Blatt lassen sich in der Einzugshalterung für den Scanvorgang unterbringen.

Die mitgelieferte Software für PC und Mac (S1500M) analysiert die als PDF- oder Bild-Dokumente abgelegten Textstücke. Auf Wunsch aktiviert der Benutzer eine automatische OCR-Texterkennung, so dass sich einzelne Schlagworte über die Suchfunktion der jeweiligen Betriebssysteme wieder aufzuspüren lassen.

Die Bedienung des ScanSnap 1500, der die kompakten Maße von 29 x 16 x 16 Zentimeter bei einem Gewicht von drei Kilogramm aufweist, könnte sich nicht einfacher darstellen. Das Gerät verbindet sich mit dem Computer über einen USB-Anschluss. Eine Einschalttaste gibt es nicht. Das Gerät legt sich in den stromsparenden Standby-Modus, wenn alle Dokumenten-Halterungen eingeklappt sind.

Zum Scannen wird lediglich der Papierstapel in die hintere Sortierung eingelegt, und der blaue ‘Scan-Knopf’ betätigt. Mit sehr geringer Lautstärke fängt das Gerät daraufhin an, die Ausdrucke in digitale Formate zu konvertieren.

Software

‘Gewöhnliche’ Scanner arbeiten meist über die TWAIN-Schnittstelle mit unterschiedlichsten Dritthersteller-Programmen zusammen. Einzugsscanner benötigen aufgrund ihrer effizienten Stapelverarbeitung eigene Software, um bedrucktes Papier in digitale, maschinenlesbare Form zu wandeln.

Der Fujitsu S1500 bringt dazu den ‘ScanSnap Manager’ mit. Damit lässt sich die Dokumenten-Kompression, die anschließende Übergabe an Drittprogramme sowie detaillierte Einstellungen zum Kontrast- und dem Helligkeitsverhältnis vornehmen. Mittlerweile verarbeitet die Macintosh-Software dank OCR-Technologie Textstücke in durchsuchbare PDF-Dokumente. Auf dem PC kommt dafür ABBYs FineReader zum Einsatz, der durch den Adobe Acrobat (Version 9) zur Weiterverarbeitung unterstützt wird.

Auf einem Windows Computer erkennt der ‘CardMinder’ auch Visitenkarten und kann dessen Inhalt in Adressbuch-Programme übertragen. Für den Macintosh liegt das ,Cardiris-Software-Bundle‘ bei. Effizientes Dateimanagement erfolgt im Anschluss – für Windows-Betriebssysteme weist der Lieferumfang die digitale Ordner-Ablage ,Rack2-Filer‘ auf.

Die Dokumente werden an Drittprogramm übergeben, als E-Mail verschicken oder in einem Ordner ablegen. Durch die Übertragung zu einer weiteren Applikation lassen sich Dokumente beispielsweise kinderleicht auf den Online-Service ‘Evernote’ oder Mircosoft SharePoint ablegen.

Der Fujitsu ScanSnap S1500M bezeichnet die Macintosh-Version und die dafür beigelegte Software. Der ScanSnap S1500 ist das identisches Gerät für Windows 2000, XP und Vista, unterscheidet sich jedoch in Bezug auf die im Lieferumfang inbegriffene Software.

Fleißiger Bürohelfer

Ein Dokumentenscanner ist generell von Interesse, wenn mehr als ein paar Textseiten pro Tag in digitale Form umgewandelt werden sollen. Ein Büro, das mit mehrseitigen Finanz-Berichten, ausgedruckten Abrechnungen oder Rechtsdokumenten umgehen muss, refinanziert die Anschaffungskosten innerhalb kürzester Zeit. Besonders die Schnelligkeit, mit der der Fujitsu seine Aufgaben erledigt, beeindruckt. Der Fokus auf das Scannen von Text-Dokumenten ist die Stärke des Gerätes. Scharfe, klare Abbilder entstehen aus dem kompakten und im Betrieb geräuscharmen Gerät.

Auch Fotos digitalisiert dieser Dokumentenscanner, weist hier jedoch klare Schwächen gegenüber vollwertigen Bild-Abtastern auf. Fujitsu konzentriert sich darauf, die Hauptfunktionalität des S1500 für Dokumente in den Vordergrund zu stellen.

Fazit

Die ScanSnap-Produktserie gibt es mittlerweile über eine halbe Dekade. Mit dem aktuellen Gerät S1500(M) lässt sein Hersteller alle gewonnenen Erfahrungen einfließen und konzentriert sich auf eine unkomplizierte und schnelle Digitalisierung von Text-Dokumenten.

Im Standybetrieb lassen sich die Dokumentenablagen und -Einzüge soweit minimieren, dass sich der silberfarbige Kasten problemlos auf dokumentenüberfluteten Schreibtischen unterbringen lässt. Um sich der Menge an Papierstapeln entgegenzusetzen, die im täglichen Büroalltag anfallen, bietet das Gerät einen automatisierten Arbeitsablauf, mit guter OCR-Texterkennung und sinnvollem Datei-Management.

Für ein Büro, das nur wenige Textseiten pro Woche einscannen möchte, ist der Fujitsu preislich überdimensioniert. Wer jedoch mit mehrseitigen Verträgen oder Rechnungen zutun hat, lernt den kleinen Bürohelfer schnell zu schätzen. Besonders die integrierte OCR-Texterkennungsfunktion hilft beim Wiederaufspüren und der Suche durch den Dokumenten-Dschungel. Einzelne Stichworte wie der Name des Auftraggebers oder eine Artikel- beziehungsweise Abrechnungs-Nummer helfen bei der komfortablen Zusammenstellung aller Kundeninformationen.

Die automatische Duplex-Scannfunktion verhindert, das Texte erneut eingezogen, oder beschriftete Rückseiten vergessen werden. Ein mehr als rundes Paket, das dem Bedürfnis, alle Kundendokumente von überall im Zugriff zu haben, gerecht wird.

Plus / Minus

Das hat uns nicht gefallen:

• scannt keine Dokumente größer als das Papierformat A3
• nicht geeignet für Foto-Digitalisierung

Das hat uns gefallen:

• einfache, intuitive Handhabung
• schneller Betrieb – scannt 20 bis 40 Seiten pro Minute
• OCR-Texterkennung
• Visitenkarten-Digitalisierung
• Scanner-Software übergibt Dokumente an Drittprogramme zur Weiterverarbeitung
• hochwertige Software-Beilage

-> Fujitsu ScanSnap S1500 – Dokumentenscanner – Duplex (Windows)

-> Fujitsu ScanSnap S1500M – Dokumentenscanner – Duplex (Mac)

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Dieser Artikel wurde von alex verfasst.